מדיניות פרטיות

1. על מי המדיניות חלה ומי אחראי למידע

מדיניות זו מתייחסת לשימוש באתר ובשירותי APTWeb, לרבות פנייה לקבלת מידע, הרשמה, ניהול מנוי ושימוש במערכת ובחיבורים חיצוניים. השירות מופעל בשם המסחרי APT מערכות תוכנה.

ביחס לפרטי הפונים, המשתמשים ואנשי הקשר של לקוחותינו המשמשים לניהול ההתקשרות, החיוב והתמיכה, הספק קובע את מטרות העיבוד לצורכי פעילותו. ביחס למידע שהארגון מנהל במערכת על לקוחותיו, תורמיו, עובדיו או אנשי קשר אחרים, הארגון קובע את המטרות והספק מעבד את המידע עבורו, בהתאם לתפקידים בפועל, להסכם ולדין.

פנייה הנוגעת למידע שארגון הזין למערכת תטופל בדרך כלל מול אותו ארגון, בסיוע הספק לפי הצורך. מדיניות זו אינה מחליפה את הודעות הפרטיות שעל הארגון למסור לאנשים שאת המידע שלהם הוא אוסף.

2. איזה מידע עשוי להיאסף ומאילו מקורות

• פרטי קשר וחשבון: שם, תפקיד, דוא״ל, טלפון, פרטי ארגון, כתובת, מספר עוסק או חברה, משתמשים והרשאות. המידע נמסר בהרשמה, בפנייה או בידי מנהל הארגון.
• התקשרות ותשלום: חבילה ומוצרים, הזמנות, חיובים, מסמכי חשבונאות, אסמכתאות ומזהים המתקבלים מספקי התשלום לצורך ניהול אמצעי התשלום והחיובים.
• חתימה אלקטרונית: פרטי החותם ותפקידו, חתימתו, האישורים שמסר, נוסח ההסכם וההזמנה, מועד החתימה ונתוני התהליך, לרבות כתובת IP ופרטי הדפדפן.
• נתוני העבודה של הארגון: אנשי קשר, תנועות, מסמכים, קבצים, טפסים, משימות ופניות שהארגון או משתמשיו מזינים, מייבאים או אוספים באמצעות המערכת.
• תקשורת וחיבורים: נמענים, נושאים, תוכן הודעות וקבצים לפי הפעולות וההגדרות, מועדי שליחה וקבלה, סטטוסים, פרטי אירועים ומידע מספקים שחוברו בהרשאה.
• שימוש ותפעול: מועדי כניסה, פעולות, שגיאות, כתובות IP, פרטי דפדפן ומכשיר ונתוני אבטחה הנוצרים בעת השימוש.

היקף המידע תלוי בחבילה, בהרשאות וביכולות שהופעלו. אין לשלוח סיסמאות, קודי אבטחה או פרטי כרטיס מלאים בפנייה לתמיכה או בשדות חופשיים.

3. מטרות השימוש והבחירה למסור מידע

המידע משמש למענה לפניות, לפתיחת חשבון וזיהוי משתמשים, להפעלת השירותים שהתבקשו, לניהול ההתקשרות והתשלומים, למסירת מסמכים והודעות שירות, לתמיכה, לאבטחה, למניעת שימוש לרעה ולקיום חובות משפטיות. נתוני הארגון מעובדים לפי ההרשאות וההוראות שניתנו לצורך השירות.

ככלל, מסירת מידע לצורך פנייה או הרשמה תלויה בבחירתך, אלא אם צוין צורך הנובע מהדין. ללא פרטים הדרושים לזיהוי, להתקשרות, לתשלום או לטיפול בפנייה, ייתכן שלא ניתן יהיה לספק את הפעולה המבוקשת. חיבור שירות חיצוני הוא אופציונלי; ללא אישורו, היכולת התלויה בו לא תפעל.

הודעות שירות ואבטחה נועדו לניהול השירות. דיוור שיווקי יישלח לפי ההסכמות והדין, עם אפשרות להסרה כנדרש. נתוני הארגון ואנשי הקשר שלו אינם מיועדים לפנייה שיווקית עצמאית שלנו. שימוש בנתונים סטטיסטיים לשיפור השירות ייעשה לאחר עיבוד שאינו מאפשר זיהוי סביר ואינו חושף מידע סודי.

4. מי עשוי לקבל גישה למידע

גישה עשויה להינתן למשתמשים מורשים בארגון, לעובדי הספק הזקוקים לה לצורכי תפקידם ולספקי שירות הנדרשים להפעלה, כגון תשתית, אחסון, גיבוי, תמיכה, תשלומים ותקשורת. הגישה תוגבל לצורך המתאים ותוסדר בסודיות ובאבטחה. שירות חיצוני שהלקוח חיבר יקבל מידע הנדרש לפעולות שנבחרו.

מידע עשוי להימסר גם מכוח חובה חוקית, צו או צורך משפטי מוצדק, בהיקף הנדרש. במסגרת העברת פעילות ניתן להעביר מידע בכפוף לדין, להמשכיות ההתחייבויות ולהודעה או להסכמה ככל שנדרשות. על נתוני Google חלות גם ההגבלות הייעודיות שלהלן.

איננו מוכרים מידע אישי של הלקוח או של אנשי הקשר שלו. שימוש בספקים חיצוניים עשוי לכלול עיבוד או אחסון מידע מחוץ לישראל, בהתאם לשירות שהופעל. מיקומי העיבוד, ספקי המשנה והסדרי ההעברה כפופים לנספח עיבוד המידע ולדין. אפשר לפנות אלינו לקבלת מידע על ההסדרים הרלוונטיים לשירות שלכם.

5. חיבור Google, Gmail ויומן

חיבור חשבון Google מתבצע באמצעות OAuth ולאחר אישור במסך ההרשאות של Google. APTWeb אינה מקבלת או שומרת את סיסמת Google. השימוש במידע תלוי בהרשאות שאושרו ובהגדרות החיבור.

מה החיבור מאפשר

• זיהוי החשבון: כתובת הדוא״ל ופרטי פרופיל בסיסיים משמשים לזיהוי החשבון המחובר ולהצגתו במערכת.
• Gmail: שליחת הודעות בשם החשבון המחובר וסנכרון הודעות נכנסות לצורך הצגה, תיעוד תקשורת וקישור לרשומות, בהתאם לפעולות ולהגדרות.
• Google Calendar: יצירה, עדכון ומחיקה של אירועים הקשורים למשימות, בהתאם להגדרות הסנכרון.

לצורך פעולות אלה עשויים להישמר פרטי החשבון, אסימוני גישה והרשאות בצורה מוגנת, פרטי הודעות ותוכן שסונכרן לפי הצורך, מזהי אירועים ונתוני סנכרון.

שימוש מוגבל בנתוני Google

השימוש וההעברה של מידע שמתקבל מ־Google API כפופים לGoogle API Services User Data Policy, לרבות דרישות Limited Use. מידע זה אינו נמכר ואינו משמש לפרסום, לשיווק או להערכת אשראי. העברה מותרת רק לצורך יכולות שאושרו ובתנאי המדיניות, לצורכי אבטחה, מכוח דין או במסגרת העברת פעילות בהסכמה מפורשת מראש כנדרש. גישה אנושית לתוכן מוגבלת להסכמה מתאימה או לחריגים שהמדיניות מתירה.

ניתוק, ביטול הרשאה ומחיקה

אפשר להסיר את קישור החשבון מתוך הגדרות המערכת. הסרת קישור במערכת אינה בהכרח מבטלת את ההרשאה ב־Google; לביטול ההרשאה ניתן להשתמש בפעולת ביטול הגישה, ככל שזמינה למנהל המורשה, או בניהול החיבורים בחשבון Google.

לאחר ביטול ההרשאה לא ניתן להמשיך לגשת לחשבון Google מכוחה. ניתוק או ביטול אינם מוחקים אוטומטית הודעות ורשומות שכבר נשמרו במערכת. לבקשת מחיקה ניתן לפנות כמפורט בסעיף הזכויות ויצירת הקשר.

6. יכולות בינה מלאכותית

ככל שמופעלת יכולת הנעזרת בספק בינה מלאכותית, המידע הדרוש לבקשה עשוי להישלח אליו לצורך הפקת התוצאה. למשל, היכולת לסיוע ביצירת דוחות נעזרת ב־OpenAI ועשויה להעביר את נוסח הבקשה, הקשר השיחה ותיאור מקורות הנתונים והשדות הדרושים להפקת הדוח. יש להימנע מהכללת מידע אישי או סודי שאינו נחוץ בבקשה.

העברת מידע לכלים אלה תוסדר במסגרת תנאי השירות ונספח עיבוד המידע. בהתאם להסכם ההצטרפות, מידע אישי לא ישמש לאימון מודלים ללא הסדרה והסכמות מתאימות לפי דין. המידע המועבר והפעלת היכולת תלויים בשירות שהתבקש ובהגדרות החשבון.

7. עוגיות ואחסון בדפדפן

המערכת משתמשת בעוגיות ובאחסון בדפדפן לצרכים תפעוליים, כגון ניהול התחברות, זיהוי סביבת העבודה ושמירת העדפות. ניתן למחוק או להגביל אותם בהגדרות הדפדפן; פעולה כזו עשויה לנתק את החשבון או לפגוע ביכולות מסוימות.

אם יופעלו כלי מדידה או שיווק שאינם נדרשים לתפעול, יינתן פירוט מתאים ותתבקש הסכמה ככל שנדרשת.

8. אבטחת מידע ואירועים

הספק נוקט אמצעי אבטחה בהתאם לדין ולהתחייבויותיו, ובהם בקרת הרשאות, הפרדת גישה בין לקוחות, הגנה על פרטי חיבור ותיעוד פעולות רלוונטיות. אין מערכת החסינה לחלוטין מפני תקלה, חדירה או אובדן מידע.

הארגון ומשתמשיו אחראים להגן על המכשירים ואמצעי ההתחברות שבשליטתם ולנהל הרשאות ושיתוף באופן מתאים. גישת תמיכה למידע תוגבל לצורך הפנייה או לצורך תפעולי מוצדק ובהתאם להרשאות.

אירוע אבטחה הנוגע למידע המוחזק עבור הלקוח יטופל וידווח בהתאם לדין ולנספח עיבוד המידע, לרבות הודעה ללקוח ללא דיחוי לאחר שנודע לספק על האירוע, בירור, צמצום הפגיעה ושיתוף פעולה בטיפול.

9. תקופות שמירה, ניתוק ומחיקה

מידע נשמר כל עוד הוא נדרש למטרה שלשמה נאסף, להפעלת השירות, לחובות משפטיות או לצורך משפטי מוצדק ומידתי. סוגי מידע שונים עשויים להישמר לפרקי זמן שונים; הפסקת המנוי אינה בהכרח מחיקה מיידית של כל הרשומות.

לפי הסכם ההצטרפות, נתוני הארגון יהיו זמינים לייצוא תקני במהלך המנוי ובמשך 90 ימים לאחר סיומו. בתום החלון ובהודעה של 14 ימים מראש ניתן למחוק אותם, למעט חריגי שמירה מוצדקים. הסכמים, תיעוד חתימה ומסמכי חיוב עשויים להישמר בנפרד לצורכי חשבונאות והוכחת ההתקשרות.

מידע בגיבויים יימחק לפי מחזורי השמירה ויוגבל בגישה עד אז. שחזור לא ישמש להחזרת מידע שנמחק לשימוש שוטף ללא בסיס מתאים. ניתוק שירות חיצוני אינו מוחק כשלעצמו מידע שכבר נשמר, ויש להסדיר מחיקה בנפרד.

10. עיון, תיקון, בקשות ושינויים במדיניות

בכפוף לדין, ניתן לבקש לעיין במידע אישי על אודותיך ולבקש תיקון או מחיקה של מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן. בקשות מחיקה אחרות ייבחנו לפי העניין, מטרות השמירה והדין; אין זכות בלתי מוגבלת למחיקת כל מידע בכל מצב.

לשם הטיפול ייתכן שנבקש מידע סביר לאימות הזהות והסמכות. אם הבקשה נוגעת למידע שהארגון מנהל עליך, ייתכן שנפנה אותך לארגון או נסייע לו בטיפול. ביטול הסכמה או הרשאה ליכולת מסוימת עשוי למנוע את המשך הפעלתה, ואינו מחייב מחיקת מידע שיש בסיס אחר לשמירתו.

לפניות בנושא פרטיות, עיון, תיקון, מחיקה או ניתוק חיבור: apt1@apt1.net. מומלץ לציין את שם הארגון ואת סוג הבקשה, ולשלוח רק את המידע הדרוש לטיפול.

עדכונים במדיניות יפורסמו עם תאריך העדכון. שינוי מהותי ילווה בהודעה מתאימה, והסכמה חדשה תתבקש כאשר היא נדרשת. שינוי שימוש בנתוני Google ייעשה גם בהתאם לדרישות Google.

מידע נוסף על חובת היידוע ועל זכויות עיון ותיקון מופיע בהנחיות הרשות להגנת הפרטיות.